El control escolar como función estratégica

En la mayoría de las universidades públicas mexicanas, la estructura de toma de decisiones sigue un patrón conocido:

Las autoridades académicas y administrativas de alto nivel —rectoría, vicerrectorías, direcciones generales— definen las políticas y estrategias institucionales. Las áreas de tecnología evalúan e implementan las soluciones técnicas necesarias. Y, al final del proceso, control escolar recibe la instrucción de operar con nuevas plataformas, nuevos formatos y nuevos procedimientos.

Esta división del trabajo no es caprichosa. Responde a una lógica institucional donde la certificación ha sido entendida durante décadas como un proceso administrativo de ejecución, no como una función con peso en las decisiones estratégicas.

El problema es que el nuevo escenario de la certificación universitaria —credenciales verificables, portabilidad, microcredenciales, estándares abiertos— está transformando esa lógica desde sus cimientos. Y en esa transformación, el lugar que tradicionalmente ha ocupado control escolar se vuelve insostenible, no porque el área deba convertirse de golpe en decisora estratégica, sino porque operar sin comprender es operar con riesgo.

Este artículo no propone que control escolar "participe en la definición" de políticas que hoy se deciden en otros niveles. Propone algo más realista y, quizá, más urgente: que el personal de control escolar comprenda el nuevo escenario lo suficiente para operar con criterio, anticipar problemas y no quedar rezagado frente a decisiones que otros toman.

No se trata de asignar nuevas capacidades de decisión. Se trata de desarrollar capacidades de comprensión y ejecución informada en un área que, aunque no decide, es la primera en sufrir las consecuencias de las malas decisiones.

1. La realidad: control escolar ejecuta, no define

Para comprender el lugar real de control escolar en la estructura universitaria, es útil observar cómo ocurren los procesos de adopción de nuevas tecnologías de certificación.

En el caso que dio origen a Veristall, por ejemplo, el recorrido fue el siguiente:

1. Coordinadores académicos identificaron una necesidad institucional derivada del marco normativo federal y de las demandas de los estudiantes.

2. Autoridades de alto nivel analizaron opciones y definieron la estrategia a seguir.

3. Áreas de tecnología fueron involucradas para evaluar viabilidad técnica y ejecutar la implementación.

4. Control escolar fue notificado para comenzar a utilizar la nueva plataforma una vez que todo estaba decidido.

Este patrón se repite en innumerables instituciones. Y no es necesariamente incorrecto: la certificación es un acto institucional que debe responder a lineamientos definidos en los niveles donde se concentra la responsabilidad legal y estratégica.

Pero este patrón tiene una consecuencia inevitable: control escolar termina operando sistemas y procedimientos que no eligió, que no diseñó y que, en muchos casos, no comprende cabalmente.

No por falta de capacidad, sino por diseño institucional. Control escolar no está en la mesa donde se deciden estas cosas. Está al final del proceso, cuando ya todo está resuelto [^1].

2. El problema de operar sin comprender

Mientras la certificación consistía en emitir títulos en papel y resguardarlos en archivos físicos, operar sin comprender las decisiones de fondo era perfectamente viable. El procedimiento era estable, los riesgos conocidos y las variaciones mínimas.

El nuevo escenario cambia radicalmente esa situación.

Hoy, una credencial verificable implica decisiones técnicas que afectan directamente la capacidad futura de los egresados para probar sus logros:

• ¿La credencial se emite con estándares abiertos o con formato propietario?

• ¿La identidad emisora está bajo control institucional o depende de un proveedor?

• ¿Los egresados pueden portar sus credenciales a wallets de su elección?

• ¿La verificación seguirá siendo posible si la institución cambia de plataforma?

Todas estas preguntas tienen respuestas que afectan directamente la operación diaria de control escolar. Pero no son respondidas por control escolar. Son respondidas en otros niveles —autoridades, TI, proveedores— y luego transferidas al área para su ejecución.

El problema no es que control escolar no participe en esas decisiones. El problema es que, al no comprenderlas, el área termina ejecutando a ciegas. No sabe por qué se eligió un formato sobre otro. No sabe si la plataforma contratada permite la portabilidad que los egresados necesitarán. No sabe si las credenciales que emite hoy serán verificables dentro de diez años.

Esta ceguera no es culpa del personal de control escolar. Es una consecuencia de la estructura institucional que lo ha mantenido al margen de la comprensión de lo que está en juego [^2].

3. ¿Qué necesita comprender control escolar?

La propuesta de este artículo no es que control escolar "participe en las decisiones". Es más modesta, pero también más urgente: que el personal de control escolar desarrolle las capacidades de comprensión necesarias para operar con criterio en el nuevo escenario.

Esto implica, al menos, cuatro niveles de comprensión:

1. Comprensión básica de qué es una credencial verificable.

No se trata de que el personal de control escolar se convierta en experto en criptografía. Se trata de que entienda la diferencia fundamental entre:

• Un PDF con código QR que enlaza a una página web.

• Una credencial verificable que contiene su propia prueba de autenticidad.

Esta distinción es crucial porque determina si los egresados podrán probar sus logros sin depender de que la institución mantenga activo su portal de verificación.

2. Comprensión de la importancia de los estándares abiertos.

El personal de control escolar no necesita conocer las especificaciones técnicas del W3C. Pero sí necesita entender que una credencial en formato propietario puede quedar inservible si el proveedor cambia su sistema o desaparece, mientras que una credencial basada en estándares abiertos puede ser verificada por cualquier sistema compatible, ahora y en el futuro.

3. Comprensión de la portabilidad como derecho del egresado.

El personal de control escolar debe entender que no es lo mismo "dar acceso a una plataforma" que "transferir titularidad" . Si los egresados solo pueden ver sus credenciales dentro de la plataforma institucional, no hay verdadera portabilidad. La portabilidad real ocurre cuando pueden almacenar sus credenciales en wallets de su elección y presentarlas sin intervención de la institución.

4. Comprensión de los riesgos de la dependencia tecnológica.

El personal de control escolar debe ser capaz de identificar señales de alerta: contratos que no garantizan la exportación de datos, plataformas que no revelan sus formatos internos, proveedores que evaden preguntas sobre interoperabilidad. No para tomar decisiones, sino para alertar a quienes las toman sobre riesgos que desde su posición operativa pueden detectar [^3].

4. La formación como inversión, no como gasto

Si el personal de control escolar necesita comprender todo esto, la pregunta inmediata es: ¿cómo adquiere esas capacidades?

La respuesta es simple en su enunciación, pero compleja en su implementación: a través de formación sistemática y sostenida.

Hoy, la formación del personal de control escolar en la mayoría de las universidades públicas se centra en:

• Procedimientos administrativos.

• Normatividad institucional y gubernamental.

• Manejo de sistemas de registro.

• Atención a usuarios.

Todo esto sigue siendo necesario. Pero es insuficiente.

Se necesita incorporar contenidos como:

• Introducción a credenciales verificables (qué son, cómo funcionan, en qué se diferencian de formatos anteriores).

• Nociones básicas de estándares abiertos (por qué importan, qué implican para la operación diaria).

• Visión de largo plazo en certificación (cómo garantizar que lo que emitimos hoy siga siendo verificable en el futuro).

• Identificación de riesgos de dependencia tecnológica (qué preguntar, qué observar, qué reportar).

Esta formación no convertirá al personal de control escolar en decisor estratégico. Pero le dará las herramientas para operar con criterio, para anticipar problemas y para comunicar a otros niveles lo que desde su posición observa.

Y eso, en el nuevo escenario, no es un lujo. Es una necesidad operativa.

5. La relación con otras áreas: del aislamiento a la comunicación informada

Uno de los efectos más dañinos de la estructura institucional actual es el aislamiento de control escolar respecto de otras áreas que toman decisiones que lo afectan.

TI elige plataformas sin consultar. Autoridades definen políticas sin considerar la operación cotidiana. Proveedores capacitan al personal en el uso de sistemas, pero no en la lógica que los sustenta.

Este aislamiento no se resuelve dando a control escolar "poder de decisión". Se resuelve, primero, dándole capacidad de comunicación informada.

Un área de control escolar que comprende lo que está en juego puede:

• Formular preguntas pertinentes a TI antes de que se adopte una plataforma.

• Señalar riesgos a las autoridades basándose en su experiencia operativa.

• Evaluar con criterio las capacitaciones que los proveedores ofrecen.

• Anticipar necesidades de los egresados que otros niveles no ven.

Nada de esto requiere que control escolar "participe en las decisiones". Requiere que quienes deciden escuchen lo que control escolar tiene para decir, porque esa perspectiva operativa es invaluable.

La relación correcta no es de subordinación ni de protagonismo. Es de colaboración asimétrica: unos deciden, otros ejecutan, pero todos comprenden lo suficiente para que la ejecución no sea ciega.

6. El riesgo de no hacerlo

¿Qué ocurre si el personal de control escolar continúa operando sin comprender el nuevo escenario?

Ocurre lo que ya está empezando a ocurrir en muchas instituciones:

• Plataformas contratadas que no permiten exportar credenciales, condenando a los egresados a depender de un proveedor que quizá no exista en diez años.

• Formatos propietarios que quedan obsoletos cuando el proveedor cambia su tecnología.

• Personal que no puede responder preguntas básicas de egresados sobre cómo verificar sus credenciales o cómo transferirlas a otras plataformas.

• Decisiones de alto nivel basadas en información incompleta, porque nadie en la mesa conocía los riesgos operativos de lo que se estaba aprobando.

Ninguno de estos problemas se resuelve dando a control escolar "más poder de decisión". Se resuelven dando a control escolar más comprensión de lo que está en juego, para que pueda operar con criterio y alertar cuando sea necesario.

7. La pregunta institucional

Para una institución educativa que reconoce que control escolar es el área que finalmente ejecuta la certificación, la pregunta relevante no es:

"¿Cómo hacemos que control escolar participe en las decisiones estratégicas?"

Sino:

"¿Estamos dotando a nuestro personal de control escolar de la comprensión necesaria para operar con criterio en el nuevo escenario, aunque no participe en las decisiones de alto nivel?"

Esta pregunta tiene implicaciones concretas:

• ¿Existen programas de formación continua para el personal de control escolar sobre credenciales verificables, estándares abiertos y portabilidad?

• ¿Se consulta al área antes de contratar plataformas, no para que decida, sino para que aporte su perspectiva operativa?

• ¿El personal de control escolar puede identificar y comunicar riesgos de dependencia tecnológica?

• ¿Los egresados reciben información clara sobre cómo verificar sus credenciales, y esa información es comprendida por quienes la entregan?

Las instituciones que respondan afirmativamente a estas preguntas tendrán un control escolar capaz de operar con criterio en un entorno complejo, incluso si no participa en las decisiones de alto nivel.

Las que no, seguirán teniendo un área que ejecuta a ciegas, mientras los riesgos se acumulan silenciosamente.